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Thursday, February 11, 2010

年賀状の整理を考える

【2月11日特記】 今日は年賀状の整理をした。時間がかかる作業なので、休日でないと取り掛かりにくい。そして、お年玉付き年賀はがきの抽選と引換が終わらない内にやってしまうと面倒なことになるので、毎年2月に入ってからの作業になってしまっている。

年賀状の整理と言っても、実は2種類の作業があって、メインは年賀状そのものの整理ではなく、住所録データベースの更新作業である。

──住所等が変わっている人がいないかどうか1件ずつ確認して更新して行く。年賀状のやり取り(と言っても、「取る」ほうは年賀状だが僕が「やる」ほうはクリスマスカードなのだが)の実績を記録する。この実績と他のいくつかの項目を絡めてクエリを作ってクリスマスカードの宛名を抽出印刷しているのである。

「よくまあ、そんな面倒くさいことを。俺にはそんなことやってられないわ」などと、別に勧めてもいないのにそんなことを言い出す人がいるが、これは僕が好きでやっているだけのことで、他人に知ってもらってどうというつもりもないし、もちろん他人に「やってみれば?」という気もない。

ただ、もうひとつの整理のほうは、ひょっとするとお役に立つかもしれない。

それはハガキ(年賀状+クリスマスカード+喪中などの欠礼通知)そのものの整理である。

僕の場合は単純に差出人の名前をアイウエオ順に並べる。もちろん、他の項目(例えば郵便番号とか)をキーにして並べても良い。要は後から探しやすいこと。

これさえ面倒だという人もいるが、やっておくと後で役に立つことを考えると少し時間をかけるだけの値打ちはある。

面倒くさがらず、まず名前の最初の文字をア行、カ行、…ワ行に分けて、次にそのそれぞれをア段、イ段、…オ段に分け、あとは目視確認しながら赤木、秋元、新垣、荒川などと並べ変え、最後に全部を繋げる──たったそれだけの作業だ。

僕の場合はそれをクリアファイルに入れているが、面倒くさければ全部重ねて輪ゴムで留めておけば良い。

これが何の役に立つかと言うと、簡易の住所録になるのである。PCの電源が落ちているときは自作のデータベースを読みに行くよりこのクリアファイルを開く方がよっぽど早い。更に僕の場合は、この並べ替えたハガキがデータベース更新用の台帳になる。

で、僕の場合はこれを2年間保持し、3年目にシュレッダにかける。2年持つのは何かの具合で昨年に限って年賀状をもらってないなどというケースがあるからである。

3年目に棄てるのは、3年以上年賀状等のやり取りがない人なら住所を取っておく必要もないか、ということである。もし、年賀状などのやり取りはないのだが住所だけは絶対必要というケースがあるとしたら、そんな場合は自分の性格を考えるとまず間違いなくPCのデータベースに入っているはずである。

にもかかわらずPCのデータベースにも入っていない場合は、ま、そんなこともあるか、と諦めて他の方法で住所を調べるか、住所を調べること自体を諦めるか。ま、そんなもんである。

僕はデータベースを構築して更新して行くなどということがものすごく好きなのでこういう仕組みにしているのだが、面倒なことは嫌いだけど住所録は必要という人は、こんな風に年賀状をアイウエオ順に並べておくだけでも随分役に立つのではないかと思う。

僕はあまり他人にものを勧めない、と言うより、普段から妄りに他人にものを勧めないように気をつけているのだが、珍しくこれは勧めてみても良いかなと思ったので書いてみた。

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